Vedtægter for Idrætsrådet Hvidovre
§1
Navn
§2
Idrætsrådets formål
IH’s overordnede formål er at medvirke til en fortsat positivt udvikling af idrætten og dens vilkår og rammer i Hvidovre Kommune, og herunder kontinuert udvikle gode samarbejdsrelationer til kommunens politikere og ansatte.
- Arbejde for at skabe de bedst mulige forhold til gavn for klublivet og udøvelsen af de forskellige idrætsgrene.
- Deltage i idrætsdebatter på alle relevante steder og områder.
- Være synlige og sætte dagsordenen indenfor det idrætspolitiske område.
- Varetage den samlede idræts interesser overfor kommunen og andre offentlige myndigheder, interessenter og samarbejdspartnere.
- Udvikle og synliggøre arbejdet omkring bredde-, talent- og eliteidrætten.
- Foreslå og pege på forbedringer og udvikling af både nuværende og kommende idrætsfaciliteter.
- Være repræsenteret i folkeoplysningudvalget, og arbejde på at få formandsposten i dette udvalg.
- Deltage i idrætsfaciliteternes brugerråd sammen med de relevante foreningsrepræsentanter.
- Arbejde på at brugerrådene ved idrætsfaciliteterne bliver selvstændige råd med kompetencer og mandat til at tage beslutninger om faciliteternes opgaver og muligheder.
- Synliggøre og optimere vilkårene for de frivillige idrætsledere, herunder tiltrækning af nye og unge ledere til kommunens idrætsliv.
- Rådgive og vejlede foreningerne.
§3
Medlemmer
Enhver idrætsforening, som har adresse i Hvidovre Kommune, og som opfylder betingelserne for at være medlem af DGI, Firma Idrætten eller specialidrætsforbund under DIF.
Ønske om medlemskab sendes til kassereren med oplysninger om foreningens navn, adresse, kontaktdata samt vedtægter.
§4
Udmeldelse
Udmeldelse kan ske med 1 måneds varsel til d. 1. januar. Udmeldelsen skal sendes til kassereren.
§5
Kontingent
Kontingentet fastsættes af repræsentantskabet på det årlige møde. Indbetalingsterminer fastsættes af bestyrelsen.
§6
Udelukkelse og eksklusion
Bestyrelsen kan indstille en medlemsforening, der ved handling eller udtalelser skader Idrætsrådet eller ikke lever op til medlemsforpligtelserne, til eksklusion. Repræsentantskabet afgør spørgsmålet om eksklusion på førstkommende repræsentantskabsmøde
§7
Repræsentantskabet
Repræsentantskabet er Idrætsrådets øverste myndighed, hvor alle medlemsforeninger kan møde med 2 repræsentanter.
Repræsentanterne skal være medlem af den medlemsforening, som de repræsenterer.
Antal repræsentanter skal i muligt omfang meddeles forud for repræsentantskabsmødet.
Stemmeret har op til to repræsentanter fra hver medlemsforening. Bestyrelsesmedlemmer tæller med i antal stemmeberettigede.
Sekretæren skal ved mødets start konstatere hvor mange stemmeberettigede, der er til mødet.
Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt, når det er indvarslet på lovlig vis, uden hensyn til de repræsenteredes antal, og afgør ved stemmeflertal de forslag, der er i overensstemmelse med dagsordenen.
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
§8
Ordinært repræsentantskabsmøde
Det ordinære repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden udgangen af april. Mødet indkaldes skriftligt med mindst 1 måneds varsel.
Dagsorden udsendes med følgende punkter:
- Valg af dirigent
- Bestyrelsens beretning
- Årsrapport (regnskab)
- Orientering om budget
- Fastsættelse af kontingent
- Indkomne forslag
- Idrætsrådets fremtidige virke og fokuspunkter
- Valg af bestyrelse og suppleant
- Valg af revisorer og suppleant
- Eventuelt
Forslag, der ønskes behandlet på mødet fremsendes til formanden senest 10 dage før mødet. Modtagne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 5 dage før mødet.
Opstilling af medlemmer til bestyrelsen fremsendes til formanden senest 10 dage før repræsentantskabs-mødet med følgende information: Navn, klub og baggrund for opstilling samt tilknytning til klubben. Ønsker man at stille op som formand, så fremsendes yderligere info om motivation og baggrund for at stille op.
En medlemsforenings bestyrelse kan opstille personer, som er medlem af den pågældende forening.
§9
Repræsentantskabsmødets ledelse
Mødet ledes af en dirigent, der vælges af repræsentantskabet, og vedkommende må ikke være medlem af bestyrelsen. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal – også ved vedtægtsændringer.
Sekretæren tager et beslutningsreferat fra repræsentantskabsmødet, der senest 14 dage efter mødet, udsendes til medlemsforeningerne via deres officielle mailadresse, efter godkendelse hos dirigenten
§10
Ekstraordinært repræsentantskabsmøde
Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes når bestyrelsen beslutter dette, eller når mindst 10 medlemsforeninger fremsender en begæring herom til bestyrelsen med en motiveret dagsorden.
Mødet skal afholdes senest 3 uger efter fremsendelsen af denne begæring. Bestyrelsen indkalder med 14 dages varsel.
§11
Bestyrelsen
Bestyrelsen er Idrætsrådets daglige ledelse, og repræsenterer rådet i alle forhold. Bestyrelsen nedsætter arbejdsgrupper og ad hoc grupper efter behov til varetagelse af fokusområder som:
- Talent/Elite
- Bredde
- Faciliteter
- Folkeoplysning
- Synlighed og udvikling af lederområdet
For alle grupper gælder det, at der skal beskrives formål, opgaver og evt. tidshorisont og økonomi.
Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der alle vælges for 2 år:
- Formand (vælges i lige år)
- Kasserer (vælges i ulige år)
- 2 bestyrelsesmedlemmer (vælges i lige år)
- 2 bestyrelsesmedlemmer (vælges i ulige år)
Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær.
Der vælges endvidere op til 3 suppleanter for 1 år. Disse arbejder på samme vilkår som øvrige medlemmer, idet de dog ikke har stemmeret ved interne bestyrelsesafgørelser.
Ved beslutninger der direkte berører eller har konsekvenser for et bestyrelsesmedlems medlemsforening, herunder økonomiske beslutninger, har pågældende bestyrelsesmedlem ingen stemmeret.
Der vælges 2 revisorer og 1 revisorsuppleant for 1 år.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, og bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er til stede.
Sekretæren er ansvarlig for at der udarbejdes beslutningsreferat.
Fraværende, valgbare medlemmer kan vælges på repræsentantskabsmødes, når der foreligger skriftligt tilsagn fra den pågældende person.
Medlemmerne af bestyrelsen må gerne være medlem af politiske organisationer, og også kommunens Folkeoplysningsudvalg, medmindre der er direkte interessekonflikt heri.
Medlemmer og suppleanter kan maksimalt sidde 8 år i træk, medmindre ingen øvrige medlemsforeninger opstiller kandidater til bestyrelsen efter periodens udløb.
Bred repræsentation af idrætsgrenene kommer forud for antal medlemmer fra medlemsforeningerne.
- Én idrætsgren kan maksimalt have op til to bestyrelsesmedlemmer (inklusive suppleanter) i bestyrelsen på samme tid.
- Medlemsforeningerne kan maksimalt have op til to bestyrelsesmedlemmer (inklusive suppleanter) i bestyrelsen på samme tid.
- Antal medlemmer dispenseres såfremt ingen øvrige idrætsgrene eller medlemsforeninger opstiller kandidater til bestyrelsen. Antal medlemmer kan kun dispenseres for bestyrelsesmedlemmer, og i så fald er man kun valgt for ét år.
§12
Årsrapport (regnskab), tegning og hæftelse
Idrætsrådets regnskabsår er kalenderåret.
Årsrapporten skal foreligge med revisorernes godkendelse og underskrift senest d. 15. marts. Revisorerne har til enhver tid ret til at komme på uanmeldt besøg hos kassereren.
Årsrapporten forelægges repræsentantskabet til godkendelse.
Årsrapporten udsendes til medlemsforeningerne med indkaldelsen til repræsentantskabsmødet samtidig med at det offentliggøres på hjemmesiden.
Kassereren fremlægger regnskab, efter aftale med bestyrelsen, på hvert bestyrelsesmøde.
Kassereren udarbejder et budget for det kommende regnskabsår, som godkendes af bestyrelsen på deres møde i december. Budgettet uddeles til orientering for repræsentantskabet på repræsentantskabsmødet.
Det er kassereren der tegner rådet i daglige økonomiske sager. Der skal altid være 2 underskrifter på bilag, den der modtager penge samt kassererens. Fremsendes beløbet via bank, skal bilaget være påført kontonummer for modtageren.
Ved udbetalinger over 10.000 kr. skal formandens eller næstformandens underskrift endvidere være på bilaget.
Eventuel optagelse af lån kan kun ske ved samtlige bestyrelsesmedlemmers underskrift.
Idrætsrådet tegnes i øvrige sager af formanden, og i dennes fravær af næstformanden.
Ved eventuelt køb af ejendom, pantsætning eller realisation af fast ejendom, kræves repræsentantskabets samtykke.
§13
Vedtægtsændringer
Vedtægtsændringer kan ske på ethvert repræsentantskabsmøde med almindeligt stemmeflertal fra de fremmødte foreninger.
§14
Opløsning
Bestemmelse om Idrætsrådets opløsning kan kun besluttes på et særligt indkaldt repræsentantskabsmøde med dette ene punkt på dagsordenen.
For opløsning kræves at mindst 2/3 af medlemsforeningerne er tilstede.
For at forslaget kan vedtages, kræves at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.
Uanset afstemningsresultatet kan Idrætsrådet Hvidovre ikke opløses, så længe mindst 3 medlemsforeninger ønsker dens beståen.
Der skal på dette repræsentantskabsmøde tages beslutning om hvilket idrætsligt formål i Hvidovre, rådets formue skal tilgå.
Revideret og vedtaget på repræsentantskabsmødet d. 26. april 2022