Vedtægter for Idrætsrådet Hvidovre
§1
Navn
Organisationens navn er “Idrætsrådet”, og har hjemsted i Hvidovre.
§2
Idrætsrådets formål
Idrætsrådets formål er at virke til fremme for udøvelsen af idræt i Hvidovre Kommune, herunder at virke til bedring af de ydre kår for idrætsforeningerne, og et godt forhold imellem, samt at varetage idrættens interesser overfor myndighederne, som følger:
-
- Arbejde for at skabe bedst mulige forhold til gang for klublivet og udøvelsen af de foreskellige idrætsgrene
- Deltage i idrætsdebatter på alle relevante steder og områder
- Være synlige og dagsordenssættere indenfor idrætspolitikken
- Varetage den samlede idræts interesser overfor kommunen og andre offentlige myndigheder, interessenter og samarbejdspartnere
- Udvikle og synliggøre arbejdet omrking bredde- og eliteidrætten
- Foreslå og pege på forbedringer og udvikling af både nuværende og kommende idrætsfaciliteter
- Være repræsenteret i folkeoplysningsudvalget,og arbejde på at få formandsposten i dette udvalg
- Deltage i idrætshallernes brugerråd sammen med de relevante foreningesrepræsentanter
- Arbejde på at brugerrådene ved hallerne bliver selvstændige råd med kompetencer og mandat til at tage beslutninger om hallernes opgaver og muligheder
- Synliggøre og optimere vilkårene for de frivillige idrætsledere, herunder tiltrækning af nye og unge ledere til kommunens idrætsliv
- Rådgive og vejlede foreningerne
§3
Medlemmer
Enhver idrætsforening, som har adresse i Hvidovre, og som opfylder betingelserne for at være medlem af DGI, Firma Idrætten eller specialidrætsforbund under DIF.
Ønske om medlemskab sendes til kassereren med oplysninger om navnet for foreningen, foreningens adresse, information om godkendelse som foreningen i Hvidovre og foreningens vedtægter.
§4
Udmeldelse
Udmeldelse kan ske med 1 måneds varsel til d. 1. januar. Udmeldelsen skal sendes til kassereren.
§5
Kontingent
Kontingentet fastsættes af repræsentantskabet på det årlige møde. Indbetalingsterminer fastsættes af bestyrelsen.
§6
Udelukkelse og eksklusion
Bestyrelsen kan indstille en medlemsforening, der ved handling eller udtalelser skader Idrætsrådet eller ikke lever op til medlemsforpligtelserne, til eksklusion. Repræsentantskabet afgør spørgsmålet om eksklusion på førstkommende repræsentantskabsmøde.
§7
Repræsentantskabet
Repræsentantskabet er Idrætsrådets øverste myndighed, i hvilket alle medlemsforeninger kan møde med 2 repræsentanter.
Navnene på de to repræsentanter skal oplyses til formanden forud for repræsentantskabsmødet.
Stemmeret har repræsentanter, 2 fra hver forening, og bestyrelsesmedlemmer.
Sekretæren skal ved mødets start konstatere hvor mang stemmeberettigede, der er til mødet.
Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt, når det er indvarslet på lovlig vis, uden hensyn til de repræsenteredes antal, og afgør ved stemmeflertal de forslag, der er i overensstemmelse med dagsordenen.
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
§8
Ordinært repræsentantskabsmøde
Det ordinære repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden udgangen af april. Mødet indkaldes skriftligt med mindst 1 måneds varsel.
Dagsorden udsendes med følgende punkter:
-
- Valg af dirigent
- Bestyrelsens beretning
- Årsrapport (regnskab)
- Orientering om budget
- Fastsættelse af kontingent
- Indkomne forslag
- Idrætsrådets fremtidige virke
- Valg af bestyrelse og suppleant
- Valg af revisorer og suppleant
- Eventuelt
Forslag, der ønskes behandlet på mødet fremsendes til formanden senest 10 dage før mødet. Modtagne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 5 dage før mødet.
Opstilling af medlemmer til bestyrelsen fremsendes til formanden senest 10 dage før repræsentantskabsmødet med følgende information: Navn, klub og baggrund for opstilling samt tilknytning til klubben – det vil sige hvilke kvalifikationer har vedkommende.
En medlemsforenings bestyrelse kan opstille personer, som har tilknytning til en idrætsforening i Hvidovre, der er medlem af Idrætsrådet.
§9
Repræsentantskabsmødets ledelse
Mødet ledes af en dirigent, der vælges af repræsentantskabet, og vedkommende må ikke være medlem af bestyrelsen. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal – også ved vedtægtsændringer.
Sekretæren tager et beslutningsreferat fra repræsentantskabsmødet, der senest 14 dage efter mødet, udsendes til medlemsforeningerne via deres officielle mailadresse, efter godkendelse hos dirigenten.
§10
Ekstraordinært repræsentantskabsmøde
Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes når bestyrelsen beslutter dette, eller når mindst 10 medlemsforeninger fremsender en begæring herom til bestyrelsen med en motiveret dagsorden.
Mødet skal afholdes senest 3 uger efter fremsendelsen af denne begæring. Bestyrelsen indkalder med 14 dages varsel.
§11
Bestyrelsen
Bestyrelsen er Idrætsrådets daglige ledelse, og repræsenterer rådet i alle forhold. Bestyrelsen nedsætter arbejdsgrupper og ad hoc grupper efter behov til varetagelse af fokusområder som:
-
- Elite
- Bredde
- Faciliteter
- Folkeoplysning
- Synlighed og udvikling af lederområdet
For alle grupper gælder det, at der skal beskrives formål, opgaver og evt. tidshorisont og økonomi.
Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der alle vælges for 2 år:
-
- Formand (vælges i lige år)
- Kasserer (vælges i ulige år)
- 2 bestyrelsesmedlemmer (vælges i lige år)
- 2 bestyrelsesmedlemmer (vælges i ulige år)
Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær.
Der vælges endvidere 1 suppleant for 1 år.
Der vælges 2 revisorer og 1 revisorsuppleant for 1 år.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, og bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er tilstede.
Sekretæren er ansvarlig for at der udarbejdes beslutningsreferat.
Fraværende, valgbare medlemmer kan vælges på repræsentantskabsmødes, når der foreligger skriftligt tilsagn fra den pågældende person.
§12
Årsrapport (regnskab), tegning og hæftelse
Idrætsrådets regnskabsår er kalenderåret.
Årsrapporten skal foreligge med revisorernes godkendelse og underskrift senest d. 15. marts. Revisorerne har til enhver tid ret til at komme på uanmeldt besøg hos kassereren.
Årsrapporten forelægges repræsentantskabet til godkendelse.
Årsrapporten udsendes til medlemsforeningerne med indkaldelsen til repræsentantskabsmødet samtidig med at det offentliggøres på hjemmesiden.
Kassereren fremlægger regnskab, efter aftale med bestyrelsen, på hvert bestyrelsesmøde.
Kassereren udarbejder et budget for det kommende regnskabsår, som godkendes af bestyrelsen på decembermødet. Budgettet uddeles til orientering for repræsentantskabet på repræsentantskabsmødet.
Det er kassereren der tegner rådet i daglige økonomiske sager. Der skal altid være 2 underskrifter på bilag, den der modtager penge samt kassererens. Fremsendes beløbet via bank, skal bilaget være påført kontonummer for modtageren.
Ved udbetalinger over 10.000 kr. skal formandens eller næstformandens underskrift endvidere være på bilaget.
Eventuel låneoptagelse kan kun ske ved samtlige bestyrelsesmedlemmers underskrift.
Idrætsrådet tegnes i øvrige sager af formanden, og i dennes fravær af næstformanden.
Ved eventuelt køb af ejendom, pantsætning eller realisation af fast egendom, kræves repræsentantskabets samtykke.
§13
Vedtægtsændringer
Vedtægtsændringer kan ske på ethvert repræsentantskabsmøde med almindeligt stemmeflertal fra de fremmødte foreninger.
§14
Opløsning
Bestemmelse om Idrætsrådets opløsning kan kun besluttes på et særligt indkaldt repræsentantskabsmøde med dette ene punkt på dagsordenen.
For opløsning kræves at mindst 2/3 af medlemsforeningerne er tilstede.
For at forslaget kan vedtages, kræves at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.
Uanset afstemningsresultatet kan Idrætsrådet Hvidovre ikke opløses, så længe mindst 3 medlemsforeninger ønsker dens beståen.
Der skal på dette repræsentantskabsmøde tages beslutning om hvilket idrætsligt formål i Hvidovre, rådets formue skal tilgå.
Revideret og vedtaget på repræsentantskabsmødet d. 24. april 2018